ЭЛПОСТ –электронный курьер

1. Создайте новое дело (при условии, что сканы документов уже сделаны).

2. Сфотографируйте ровно паспорт, визу и миграционную карту (без посторонних предметов, пальцев. При создании дела, необходимо подгрузить фотографию к форме (обязательно).
При стандартной процедуре сканируется паспорт. (Установите в сканер паспорт на основной странице). Отсканируйте действующую визу и миграционную карту (для стран без виз отметьте галочку нет визы, если нет миграционной карты, отметьте также галочку нет миграционной карты). Введите даты проживания и сохраните данные. Если постановка на учет осуществляется после 00.00 ночью, то обращайте внимание на то, какая дата стоит автоматически в дате заезда, Всегда исправляйте на ту, которая по факту была датой въезда в страну.
3. Перейдите во вкладку постановка на учет, у вас появятся обязательные поля для заполнения, внесите по паспорту, визе (действующей) и миграционной карте (МК) все данные – внимательно!!! И сохраните с постановкой на учет, нажав 6.

4. Во вкладке «Журнал дел» есть возможность проверить какие дела уже были заведены.

5. Снятие с учета необходимо при выезде иностранных гостей, обязательно с утра проставьте галочки у гостей, кт выделены желтым полем. Затем нажмите «снять с учета». Если поле горит уже красным, снять с учета нет возможности, необходимо писать письмо в элпост с номерами дел, кт «висят» не снятые с учета.

6. Шаблоны дел необходимы для регистрации групп людей, у которых совпадают даты проживания, гражданство, даты виз. Создается шаблон, кт добавляется автоматически, тем самым сокращает время на регистрацию групп.

7. Сохранение дел и постановка на учет.

8. Печать дела (документов).

После печати документов, необходимо поставить подпись на корешках и поставить печать. Отрывной корешок отдается гостю, отельная часть крепится к регистрационной карте и копии паспорта всё вместе. Складывать аккуратно по дням, а когда накапливается папка, то все дела по датам убирать в коробку, на ней должны быть подписаны даты с какой и по какую дату регистрационные карты гостей +обязательно указать русские регистрации и иностранные гости, если они есть. Всё должно аккуратно хранится в архиве. НЕДОПУСТИМО оставлять не зарегистрированными гостей.

Регистрационный учет:

Необходим для регистрации русских граждан. Регистрация гостей, с пропиской в лен области и СПб не делается! Также не делается регистрация граждан Белоруссии!

Постановка на учёт – заполнение всех полей. Снимать с учета русских граждан не нужно.
Процедура возврата денежных средств.

Существует 3 типа возврата денежных средств, в случае оплаты услуг по безналичному расчету. Все возвраты фиксируются в таблицу, вкладка «возвраты» - https://goo.gl/Gkg5wo.

1. В случае если операция возврата происходит в день оплаты (т.е. до снятия сверки итогов), то необходимо:
- присутствие гостя с картой, по которой был произведен расчет.
- чек оплаты (проверяем идентичность номера карты)
- заявление по форме от гостя на имя ИП Харюков ЕВ с просьбой о возврате денежных средств и объяснением причин возврата
- ксерокопия паспорта гостя
Производим следующие действия:
-На терминале выбираем "Меню"
-Отмена
-Водим сумму. Отмену делаем ВСЕЙ! суммы которая была проведена изначально.
-Вставляем карту и нажимаем ввод

-На кассовом аппарате заходим в пункт "Возврат" главного меню и выбираем соответствующий чек. Делаем его возврат.

Гостю выдается один экземпляр терминального чека возврата, второй сохраняем.
Далее проводится операция на правильную сумму по терминалу и кассе.
К Отчету подкрепляем чеки проведения операций оплаты и отмены по кассе и по терминалу. Так же, прикрепляем объяснительную от администратора.

2. Если операция возврата проводится после снятия сверки итогов, есть два способа возврата.

2.1 Возврат денежных средств со счета. Для этого:

-гость пишет заявление на имя ИП Харюков ЕВ с просьбой возврата и объяснением причин. В заявлении указываются подробные реквизиты. Номер счета!(не карты).

-предоставляет чек об оплате

-Прикладывается копия паспорта гостя.

Заявление передается в бухгалтерию. Возврат денежных средств происходит в течение нескольких дней. Никаких дополнительных манипуляций при этом не производится.

2.2 Возврат при помощи терминала. Процедура идентична описанной в п.1 за исключением:

- в пункте меню выбираем "Возврат"

-далее когда введена сумма и вставлена карта, на терминале появляется сообщение «Вставьте карту администратора или введите ее номер»
- вводим электронный код состоящий из 16-ти восьмерок "8888888888888888"
-далее запрос "номер ссылки"
Номер ссылки берется с чека первоначальной оплаты
Нажимаем "Ввод"
Так же проводим операцию возврата соответствующего чека по кассе. Чеки прикрепляются к отчету как описано в п.1

Заполнение отчетов:

1. Администратор ведет текущую отчетность по заездам гостей в течение рабочей смены он-лайн. Предоставляются сведения о номере, в который заехал гость, стоимости проживания, количестве гостей и способе оплаты.

Обязательно наличие паспорта при заезде у каждого гостя.

2. В системе управления отелем Ecvi, фиксируется информация в карточке гостя – адрес проживания, прописка, контактные данные, особенности гостя. Все имеющиеся поля, обязательно должны быть заполнены!

3. Все прибывшие в отель гости ставятся на учет в программе ЭллПОст. Постановка на учет должна производиться в день прибытия гостя в отель. В день выезда, гость снимается с учета.

Достоверность данных должна быть 100%. Запрещается ставить на учет не проживающих гостей или ставить на учет выборочно гостей. При проверке гос. органами и обнаружении нарушений, на должностное лицо, допустившее в работе преднамеренную ошибку, накладывается государством штраф в 50 тысрублей, с последующим отстранением от деятельности.

4. Все взаиморасчеты с гостями и службами отеля, отражаются в системе управления финансов – Дребет Деньги. Доходы – нал и безнал. Расходы – наличные.

5. В конце смены проверяются все бронирования, которые заехали, сверяется информация по оплате, формируется единый отчет, о заехавших номерах, сумме и способе оплаты.

6. В отчет о закрытии смены для бухгалтерии, подшиваются чеки из кассы и терминала. Прикладываются служебные записки, в случае совершения возврата или допущении каких-либо ошибок.

Формируется авансовый отчет, в случае расходования наличных средств из кассы. Авансовый отчет, должен содержать строго товарные чеки, все расходы согласовываются с управляющей отеля и проходят через нее.

7. Выезды гостей, проставляются в соответствии с требованиями, выезды гостей, где оплата от компании, проставляются после проверки отделом бронирования оплаты. После выезды гостей от компании, необходима сформировать и отправить в отдел бронирования акты о проживании.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ТЕРМИНАЛА И КАССЫ

Сдача отчетов в бухгалтерию

Один раз в неделю, формируются отчетные документы для бухгалтерии.

Документы обязательно должны быть подписаны и сшиты в одну папку.

В бухгалтерию сдаются следующие документы:

- отчет о закрытии смены
- акты от поставщиков
- авансовые отчеты (товарные чеки из магазинов)

Каждый блок документов нужно собрать в файлик и приложить название блока, написанное на черновике.

Три файлика подшиваются в одну папку один раз в неделю.

Перед сдачей документов:

1. Проверяем отчеты о закрытии смен
2. Авансовые отчеты – должны быть просуммированы



Снятие предоплат

Хранение предоплат (чеков по невозвратным тарифам)

1. После проведения снятых предоплат на терминале/дд/экви, необходимо для каждого бронирования распечатать счёт и к нему прикрепить соответствующий чек;

2. Все счета с чеками раскладываются по файлам, по месяцам (подписаны) когда была сделана предоплата;

3. При заполнении папки, убирается в коробку, подписывается на коробке даты с какого по какое число были сняты предоплаты и отравляется в архив.

4. При заселении гостей, у которых была снята предоплата ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо взять у гостя подпись на чеке. Необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО ее сверить с подписью в паспорте и регистрационной карте.

5. При несовпадении, довести вопрос до руководства. Требуется дополнительная проверка гостя.

Вызов экстренных служб через 112
(вызов с мобильного (сотового) телефона):

Звонок возможен даже:
- при отсутствии денежных средств на счету;
- при заблокированной сим карте;
- при отсутствии сим карты в телефоне,

Звонок является бесплатным.

Действия при пожаре:
1. сообщите по телефону 101 или 112
- адрес объекта
- место возникновения пожара
- свою фамилию
2. Эвакуируйте людей
- ориентируйтесь по зеленым знакам направления движения
- возьмите с собой пострадавших
3. По возможности примите меры по тушению пожара
- используйте средства противопожарной защиты
- при необходимости обесточьте помещение.

ПОВЕДЕНИЕ ПРИ ПОЖАРЕ


- Пригнуться как можно ниже, стараясь вы­браться из здания как можно быстрее. Обмо­тать лицо влажными тряпками или одеждой, чтобы дышать через них.

- Если в здании пожар, а перед вами закрытая дверь, предварительно потрогайте ручку тыльной стороной ладони. Если она не горячая, откройте дверь и проверьте, есть ли в соседнем помеще­нии дым или огонь, после этого проходите. Если ручка двери или сама дверь горячая, никогда не открывайте её.

- Если вы не можете выбраться из здания, не­обходимо подать сигнал спасателям, кричать при этом следует только в крайнем случае, т.к. вы можете задохнуться от дыма. Лучше всего размахивать из окна каким-либо предметом или одеждой.

Звонок с угрозой
Инструкция:
1. Удерживайте звонящего разговором.
2. Не перебивайте.
3. Попросите говорить громче или медленнее.
4. Попросите повторить информацию.
5. Задайте следующие вопросы: Когда бомба взорвется? Где установлена бомба? Как выглядит бомба? Каким образом бомба будет активирована? Это Вы установили бомбу? Почему? Как Вас зовут? Где Вы живете?
6. Запишите точный текст угрозы.
7. Немедленно сообщите управляющему.


Любой сотрудник компании, который принял звонок с содержанием угрозы, должен записать информацию по следующей форме и передать управляющему:
- информация о звонке:
- продолжительность вызова.
- откуда звонили: внутренний вызов/внешний вызов/неизвестно.
- время звонка.
- на какой номер и с какого номера позвонили.
Фоновые шумы (выбрать замеченное при звонке):
Офисная техника
Производство
Тишина
Голоса
Музыка
Животные
Поезда
Самолеты
Смешанный шум/иные шумы (какие)

Бланк «угроза взрыва» необходимо распечатать на бумаге красного или оранжевого цвета и положить под каждый стационарный телефон. При поступлении звонка с содержанием угрозы поднимите бланк на вытянутой руке, предупреждая остальных сотрудников соблюдать максимальную тишину. Это важно, так как любой звук со стороны звонящего может помочь следствию.
Памятка об антитеррористической безопасности
Профилактика терроризма

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

К террористическому акту невозможно подго­товиться заранее. Его можно попытаться предот­вратить или минимизировать его последствия.

Обращайте внимание на подозрительных лю­дей, предметы, на любые подозрительные ме­лочи. Сообщайте обо всем подозрительном сотрудникам правоохранительных органов;

Обращайте особое внимание на появление незнакомых лиц и автомобилей, разгрузку мешков и ящиков;

При обнаружении брошенного, разукомплек­тованного, длительное время не эксплуатирующегося транспорта сообщайте об этом в рай­онные администрации, в органы местного самоуправления;

Никогда не принимайте от незнакомцев паке­ты и сумки;

Старайтесь не поддаваться панике, что бы ни произошло.

ЧТО НАДО И ЧЕГО НЕ НАДО ДЕЛАТЬ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ ЗЛОУМЫШЛЕННИКАМИ ВЗРЫВНЫХ УСТРОЙСТВ

Самодельные взрывные устройства в повседнев­ной жизни не бросаются в глаза.

Помните: внешний вид предмета может скры­вать его настоящее назначение. В качестве ка­муфляжа для самодельных взрывных устройств используются самые обычные бытовые предме­ты: сумки, пакеты, коробки, игрушки, банки из- под пива, пакеты из-под сока, сотовые телефоны ит. п.

Каждый день Вы минимум два раза проходите па­радную. При этом обращайте внимание на посторонние предметы, находящиеся в парадной.

В СЛУЧАЕ ОБНАРУЖЕНИЯ ПОДОЗРИТЕЛЬНОГО ПРЕДМЕТА:

- ни в коем случае самостоятельно не обследуйте его, не пытайтесь заглянуть внутрь, не трогайте, не передвигайте обнаруженный предмет - это мо­жет привести к его взрыву;

- максимально быстро сообщите об обнаруженном подозрительном предмете в правоохранительные органы.

  • зафиксируйте время обнаружения находки;
  • отойдите как можно дальше от опасной находки;
  • обязательно дождитесь прибытия оперативно-следственной группы;
  • не забывайте, что вы являетесь самым важным очевидцем.
ЕСЛИ ВЗРЫВА НЕ УДАЛОСЬ ИЗБЕЖАТЬ:

- старайтесь не поддаваться панике, что бы ни про­изошло;

- попытайтесь оказать помощь раненым;

- эвакуироваться с места взрыва, пожара следует че­рез заранее определенные выходы, никогда не поль­зуйтесь лифтом.
Угроза взрыва, захват заложников, стрельба
Служба быстрого реагирования

ЧОП – частное охранное предприятие (Служба быстрого реагирования)
Мы доверяем нашу безопасность лицензированной группе компаний ЛЕГИС.
Данные компании:
Название - ГК Легис
Адрес – 191023, СПб, ул Садовая, 26, лит А, помещение 3Н
Сайт компании - www.legis-s.ru
Менеджер – Елена, 8-911-847-12-04
Для вызовов и связи - +7 (812) 332-88-88 (круглосуточно), +7 (812) 607-11-49
Почта - spb@legis-s.ru
Технические специалисты:
Репко Сергей Андреевич – 8-911-838-21-85, rsa@legis-s.ru
Степанов Николай Юрьевич - 8-911-841-51-40, sne@legis-s.ru

На объекте работает система тревожных кнопок – 2 шт.
Одна кнопка непрерывно должна находиться у администратора
Вторая располагаться незаметно на рабочем месте.
Необходимо осуществлять проверку работы тревожной кнопки каждый раз, при начале смены (1 раз в 3 дня). Делается звонок компании, даются данные объекта, предупреждаем о проверке и делаем вызов с каждой кнопки.
Отметка о проверке тревожной кнопки делается в журнале передачи смен, с указанием времени проверки.


Общие действия КГ Легис при поступлении сигнала «тревога
».

- оперативный дежурный отдает приказ ГБР на выезд,
- старший ГБР определяет маршрут выезда, Объект,
- оперативный дежурный, при необходимости, вызывает пожарные или аварийные службы,
- при прибытии на Объект, старший ГБР определяет степень опасности, не входя на территорию Объекта, принимает меры к локализации происшествия, действуя в рамках правовых норм.
- о происшествии на Объекте старший ГБР докладывает оперативному дежурному и Заказчику,
- по возращении старший ГБР составляет необходимые документы о результатах выезда.

Данные объектов, необходимые при обращении:
Калейдоскоп на Мойке
Наши данные:

Адрес – Аптекарский пер.д.5 Лит А

Номер договора - М-16S/lS от 28.О4.18 г.

Номер объекта – 1007
Калейдоскоп The Faces
Наши данные:

Адрес – ул.Мира 7, лит.Г

Номер договора - Т-138/17 от 12.06.2017

Номер объекта – 905

Калейдоскоп на Итальянской
Наши данные:

Адрес –Итальянская, 12

Номер договора - T-144/17

Номер объекта – 810

Калейдоскоп на Невском
Наши данные:

Адрес –Невский, 61

Номер договора - T-144/17

Номер объекта – 907

Осторожно! Мошенники!

ВНИМАНИЕ – БЕЗ ОРИГИНАЛА ДОКУМЕНТОВ И ОПЛАТЫ ПРИ ЗАЕЗДЕ ЗАСЕЛЕНИЕ СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО.

ЗА НЕСОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ - ШТРАФ


Варианты мошенничества в отеле:

1. Звонок на ресепшн отеля и представляются директором (видимо предварительно высмотрев ФИО директора в интернете). Спрашивают информацию о выручке в кассе за прошедшие сутки/выходные/праздники, о количестве гостей в отеле и так далее. Говорят твердо и уверенно, давят психологически на человека. Потом звонят еще раз, говорят - подойдет человек, надо передать посылку ему, это срочно. Подходит человек раздается еще один звонок с требованием выдать все наличные средства, или определенную сумму из кассы. Могут орудовать ночью или рано утром. А если узнали, сколько наличности в кассе, могут и обворовать ночью.

Не при каких обстоятельствах, не выдавать и не говорить информацию о денежных средствах в отеле, без дополнительного звонка управляющей и получения в электронном виде подтверждения. ДОЛЖНА БЫТЬ ДВЙНАЯ ПРОВЕКА ЛИЦ ПРИХОДЯЩИХ ОТ РУКОВОДСТВА.

2. Заселять гостей по гарантийному письму можно только от проверенных и известных компаний, с которыми мы ране работали и только по согласованию с управляющим.

Я августе прошлого года, в отель на Мира, ночью пришла женщина с гарантийным письмом и томным видом. Были обещания, что деньги поступят утром, ссылались на личные договоренности с отделом бронирования и управляющим, потом последовали обещания, что привезут денежные средства коллеги. Ни денег, ни коллег, ни саму гостью, мы не видели.

Заселение гостей на выходные, с выездом в понедельник по гарантийному письму, ЗАПРЕЩЕНО

Заселять по копии паспорта так же, СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО, КАК И ЗАСЕЛЯТЬ ПО ОБЕЩАНИЯМ.

3. Звонят (в нашем случае это был начальник главного управления налоговой- её же все бояться. Случай реальный, приключился с нами летом 2016 года) - делают бронь для своих представителей. Говорят о лояльной проверке. Далее просят комплимент для гостей. По мере приближения времени заезда, комплимент превращается в покупку «дорого стола и всего к нему». Покупка комплимента включает в себя, дорогой алкоголь, который можно купить по рекомендации. Далее включаются продавцы алкоголя, и им путем давления и различных ухищрений переводятся деньги на киви кошелек. Ни гостей, ни алкоголя, ни денег не вернуть.

Никаких комплиментов, дороже 1 тыс рублей, быть не может без предварительного утверждения управляющей и предоплаты.

Налоговую и других проверяющих органов, мы не боимся.

4. Гость (пример коллег) бронирует на букинге, приезжает в отель и говорит, что завтра подъедет человек с корпоративной картой, с которой и будет произведена оплата. На номер вешает табличку не беспокоить и не выходит из номера на следующий день. Затем на третий день с утра идет на завтрак, и "случайно" забывает там ключи. Бронь стоит до следующего дня. На звонки не отвечает, карта на букинге выдает ошибку. БЕЗ ОПЛАТЫ, ПО ОБЕЩАНИЯМ ГОСТЕЙ НЕ СЕЛИМ. ОПЛАТА У НАС СТРОГО ПРИ ЗАСЕЛЕНИИ.

5. Гость бронирует номер, при заезде, просит списать денежные средства, с карты указанной на букинге. Всячески возмущается, что мы этого сделать не можем и нам не видна карта. Давит на свой статус и что такое встречается ему в первый раз, всячески унижает отель. Гостя и денег, в этой ситуации мы можем не увидеть. ПРИ ГОСТЕ, НЕОБХОДИМО ПРОВЕРИТЬ ДОСТУПНОСТЬ КАРТЫ, ЕСЛИ ЕЕ НЕТ, ОПЛАТА ДОЛЖНА ПРОИЗВЕСТИСЬ НА РЕСЕПШН ПЕРЕД ЗАЕЗДОМ.

6. Оплата за 3 лиц. Возможна только при наличии АВТОРИЗАЦИОННОЙ формы и письменного заявления, с указанием кто бронирует (паспортные данные) для кого, и кто будет платить. Сверяем подробно данные паспорта, подпись на заявлении, на карте и в паспорте.

7. Попытка вернуть денежные средства после выезда. При заселении ОБЯЗАТЕЛЬНО заполняется регистрационная карта, сверяется подпись в карточке и в паспорте. СРАВНИВАЮТСЯ ФИО заезжающих с ФИО плательщика (карта).

8. У меня с собой только валюта, – говорит гость, – я заплачу завтра (вечером, через час, при выезде – тут возможны варианты).

Варианты действий:

1. В таком случае я вынуждена попросить у вас карту.

2. Рядом с отелем, (адрес) есть обменный пункт, я не имею права вас заселить без оплаты, мы отнесем ваши вещи в номер, пока вы будете менять деньги.

3. Тогда мне понадобится ваш паспорт в качестве залога. (не совсем законно, но действенно). К паспорту должно быть особое внимание – он может быть поддельным или просроченным. КОПИЯ не принимается.

9. После выезда, звонит гость и говорит о том, что забыл дорогие духи, часы, украшения и прочие вещи. После проверки, персонал отеля, не находит пропажу.Гость начинает давить, указывать на свой статус, идут угрозы про отзывы и рейтинг, гость звонит часто, переходит на личности, просит компенсацию, зачастую не менее 200 евро. Последней попыткой идет указание короткого времени, в течение которого отель должен перевести деньги или репутация его будет уничтожена.

Действия – собирать факты, проверить персонал, действовать согласно регламенту, предложить вызвать полицию, просмотреть камеры. Соблюдать спокойствие.

10. Гость бронирует номер заранее и оплачивает его картой онлайн. Потом он приезжает в отель. Администратор обязан попросить его поставить свою подпись на чеке (но часто забывает об этом – подарок для мошенника), что гость и делает. Но администратор не проверяет, совпадает ли подпись с подписью в паспорте. Гость уезжает из отеля, а потом обращается в свой банк, пишет заявление о пропаже карты и указывает, что все операции, совершенные, скажем, после десятого марта (то есть проживание в отеле в том числе), он не подтверждает. Банк идет в отель, а на чеке – чужая подпись.

Четыре основных элемента проверки на подлинность банкноты.
1. На купюрах должны присутствовать водяные знаки - это самый известный способ удостоверения подлинности.
2. Защитная лента. Она изготавливается из металлического или полимерного материала, которые вживляются в бумагу.
3. Микропечать - текст маленького размера, увидеть его можно только с помощью лупы или микроскопа.
4. Защитные волокна разных цветов, их внедряют в бумагу. Лоскутки нитей могут быть простыми или сплетенными.
Единый телефон службы спасения – 01

При звонке с мобильного телефона – 112 (бесплатно)

Телефон Центра управления кризисными ситуациями МЧС – 764-10-10

Дежурная часть ГУ МВД РФ по Санкт-Петербургу и Лен. области

573-21-95

573-21-78

Телефон доверия ГУ МВД – 573-21-81

Телефон доверия УФСБ – 438-69-93

Бюро регистрации несчастных случаев – 579-00-55

(в т.ч. о неизвестных гражданах, гражданах без документов)